Wieland

Herausforderung

Wieland nutzte unterschiedliche, voneinander getrennte CRM-Lösungen an seinen weltweiten Standorten, teils von anderen Anbietern, teils selbstgeschrieben. Diese Systeme waren veraltet, unflexibel, nicht bedienfreundlich und konnten nicht durch das eigene IT-Team weiterentwickelt werden. Diese zerklüftete, unproduktive Landschaft sollte durch ein flexibles und elegantes CRM konsolidiert werden. Dabei war es essenziell, die komplexe Teamstruktur und das vielschichtige Rollensystem verschiedener Partner in verschiedenen Projekten abzubilden. Zudem musste das CRM in die bestehende Infrastruktur aus ERP-System, Druckmanagement etc. integriert werden und eine Vielzahl spezieller Funktionen erstellt werden.

Lösung

Nachdem sich SugarCRM gegen zwei große Wettbewerber in der Auswahl durchgesetzt hatte, wurde Version 7.8 unter der Leitung von ISC it & software consultants GmbH bei Wieland implementiert. Die Altdaten wurden in Sugar migriert, die zugrundeliegende SAP-Datenbank und das Lead-Management-Tool SnapADDY integriert und die Kundendaten komplett im CRM konsolidiert. Dabei wurden neben den Standardfunktionen und umfangreichen Individualisierungen in Sugar selbst noch zusätzlich zahlreiche Module entwickelt, um die speziellen Anforderungen von Wieland maßgeschneidert abzubilden.

Resultate

Mit Sugar besitzt Wieland nun eine einzige, alle globalen Standorte umfassende CRM-Lösung, die ein übergreifendes Management ermöglicht. Die verschiedenen Standorte und Partner besitzen in jedem Projekt klare Rollen und können kooperativ auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, ohne langwierige Abstimmungsschleifen in Kauf nehmen zu müssen. Generell bietet das CRM nun die nötige Performance und Nutzerfreundlichkeit, um den Vertriebsmitarbeitern tatsächlich eine Hilfe zu sein. Dabei spielt die Möglichkeit, Sugar ohne Abstriche bei Funktionalität und Bedienbarkeit auch als Mobil-App zu verwenden, eine zentrale Rolle.

Herausforderung

Wieland hat seit langen Jahren bereits CRM an seinen verschiedenen Standorten im Einsatz, jedoch keine einheitliche Lösung. So benutzten Deutschland und einige andere Standorte von Tochter-Unternehmen eine Lösung eines großen Anbieters während andere sich mit selbstgeschriebenen Programmen behalfen. Die Funktionen umfassten Besuchsberichte, Aufgabenmanagement, Preislisten und Kataloganfragen sowie Stammdatenmanagement und Umsatzberichte. Dadurch gestaltete sich der Vertrieb tief zersplittert und eine gemeinsame Sicht der Opportunities war nicht möglich. Im schlechtesten Fall arbeiteten Mitarbeiter an verschiedenen Standorten an derselben Ausschreibung, ohne es zu wissen, sodass zum einen doppelte Arbeit gemacht wurde und zum anderen die Gefahr bestand, das eigene Geschäft zu kannibalisieren.

Daher begab sich Wieland auf die Suche nach einer neuen CRM-Lösung, die dem Unternehmen eine konsolidierte, übergreifende Sicht aller Vertriebs-Prozesse und Informationen gewährt und zudem ein zentrales, elegantes Management seiner komplexen, sehr individuellen Vertriebsabläufe ermöglicht. Neben der Steigerung der Performance lagen die Kernherausforderungen in der Abbildung der komplexen globalen Teamstruktur sowie eines klaren Rollensystems der verschiedenen Partner bei unterschiedlichen Projekten, der Anbindung des ERP- und Druckmanagement-Systems, der Migration der Altdaten und die schiere Menge an Funktionen, die es zu implementieren galt.

Lösung

Im Auswahlprozess setzte sich SugarCRM schnell gegen namhafte Schwergewichte im Markt durch. Die gute Opportunity-Verwaltung, hohe Anpassbarkeit sowie die faire Preisgestaltung machten Entscheidung für Sugar einfach. ISC als begleitender Partner brachte zudem große Kompetenz in der Branche mit und bot Wieland durch bewährte Best Practices, leistungsstarke Add-Ons, individuelle Anpassungen und umfassende Schulungsmaßnahmen die besten Voraussetzungen für eine schnelle und reibungslose Inbetriebnahme.

Der Standort Deutschland sollte als erster komplett auf Sugar umgestellt werden. In einem zweiten Schritt wurden dann die restlichen Standorte auf der ganzen Welt nach demselben Prinzip sukzessive angepasst. Der Wechsel wurde zunächst für den kompletten Standort in Deutschland in Angriff genommen und dauerte von der Unterschrift bis zum Roll-Out inklusive aller Anpassungen und Schulungen etwa ein halbes Jahr.

Zuerst wurde die Infrastruktur evaluiert und die verschiedenen Integrationen bestimmt, die für ein optimales Ergebnis nötig waren. Dazu zählten das SAP Business Warehouse und ERP-System samt Middleware für den Datenstrom zwischen SAP und Sugar sowie SnapADDY, ein Visitenkartenscanner mit Export in Outlook und in Sugar für einen durchgängigen Lead-Management-Prozess. Alle weiteren Funktionen konnten durch Sugar selbst abgedeckt werden.

Die Flexibilität von Sugar erlaubte es ISC, zahlreiche Module so zu modifizieren, damit das CRM die Anforderungen von Wieland genau abdeckte. Darunter übersichtliches Aufgabenmanagement, nahtlose Kontaktverwaltung und Email-Vorlagen sowie die klare Abbildung von Projektabläufen. Zudem wurden einige Module speziell für Wieland neu entwickelt, dazu zählen das übergreifende Rollensystem, Prozesse für den Prospektversand sowie Preislisten und Umsatzberichte.

Neben den technischen Anpassungen wurde auch der Knowhow-Aufbau bei Wieland sorgfältig geplant. Nach dem Prinzip „teach the teacher“ wurden die Anwender am deutschen Standort durch ISC dahingehend geschult, dass sie den enormen Mehrwert von Sugar selbstständig innerhalb des Unternehmens weitergeben können. Um die besten Ergebnisse zu erzielen fanden die Schulungen unter Realbedingungen mit kopierten Echtdaten statt, anhand derer die tatsächlichen Prozesse durchgespielt werden konnten

Resultate

Die Kundendaten von Wieland liegen nun in der SAP-Datenbank, während Leads und Prospects in SugarCRM Version 7.8 verwaltet werden und alle Daten in Sugar konsolidiert sind. Damit erhalten die ca. 300 Nutzer aus den Vertriebsteams, sowie dem Management und Teilen des Produktmanagements einen umfassenden, detaillierten Überblick über alle Projekte.

Die Performance-Steigerung und Prozessoptimierungen gegenüber den alten Systemen erhöhen die Produktivität von Wieland signifikant, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für produktive Aufgaben haben. Die Konsolidierung der Informationen und Prozesse auf globaler Ebene sowie die klare Rollenverteilung vereinfachen die Koordination von Projekten erheblich, sodass die Mitarbeiter sich voll auf das Kerngeschäft konzentrieren können.

Auf diesen Erfolg aufbauend plant das Unternehmen zu Zukunft, auch die Marketing- und Service-Abteilungen in Sugar einzubinden.

Über Wieland

Die Wieland Electric GmbH ist ein mittelständisches, rein in Familienbesitz befindliches Unternehmen der Elektro- und Elektronikindustrie mit Stammsitz in Bamberg. Das Unternehmen, das im Jahr 2010 ihr 100-jähriges Bestehen feiern konnte, zählt zu den Pionieren der elektrischen Verbindungstechnik. Das international ausgerichtete Unternehmen ist Marktführer im Bereich steckbarer Installationstechnik für Zweckgebäude. Die Wieland-Gruppe ist mit ca. 2.200 Mitarbeitern auf allen Kontinenten zu Hause. Sichere elektrische Verbindungen bilden den Mittelpunkt des Produktprogramms – seit Bestehen des Unternehmens. Genauso wichtig sind Wieland gute Kontakte von Mensch zu Mensch: bei Kundenbeziehungen genauso wie beim Miteinander innerhalb des Unternehmens.