Damit der Mai auch 2018 Wonnemonat bleibt

Dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dieses Jahr kommt, dürfte mittlerweile allen Betroffenen bekannt sein. Geht es jedoch um die Details der Verordnung, was sie konkret für Unternehmen bedeutet und wie man die Vorgaben denn nun einhalten kann, legt sich noch so manche Stirn in tiefe Falten.

Um bei diesem wichtigen Thema mehr Klarheit zu schaffen und den Unternehmen die Angst vor dem Mai 2018 zu nehmen, haben wir mit Phil Winters, einem ausgewiesenen Customer Experience-Experten, über die neuen Regelungen gesprochen.

Was ist die DSGVO?

Die neue Verordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt, bedeutet, dass Europa weltweit eine Führungsposition beim Datenschutz einnimmt. Viele werden froh über diese starke Position sein, denn wir leben in einer Zeit, in der die vielfältigen Gefahren der digitalen Ära immer deutlicher werden.

Wie werden Verbraucher davon betroffen sein?

Die DSGVO strebt einheitliche Datenschutz-Rahmenbedingungen innerhalb der gesamten EU und weltweit an. Das wir ohne Zweifel auf viel Zustimmung stoßen, besonders weil es vor der neuen Gesetzgebung den einzelnen Ländern überlassen war zu entscheiden, wie bestehendes EU-Recht umgesetzt wurde, was die ganze Sache unglaublich komplex machte.

Die neue Regelung wird mit Sicherheit ein stärkeres Bewusstsein dafür entfachen, warum Datenschutz so wichtig ist. Auf der anderen Seite wird es auch mehr Aufmerksamkeit dafür schaffen, was alles schiefgehen kann, wenn dieser Schutz nicht greift. Es wird Sache von Unternehmen und Organisationen sein, ihren Kunden und Mitgliedern zu versichern, dass mit ihren Daten verantwortungsbewusst umgegangen wird.

Ist eine grössere Transparenz machbar?

Absolut. Etwas, zu dem ich Unternehmen regelmäßig im Zuge ihrer Vorbereitungen auf die DSGVO rate, ist die Überarbeitung ihrer Datenschutzrichtlinien. Wenn sie verständlich sind und klar erklären, warum das Unternehmen die Daten ihrer Kunden vorhalten möchte, werden diese die damit verbundenen Vorteile für sich klar erkennen. Unternehmen sollten sich den Mehrwert vor Augen halten, der eine Neuformulierung der Einverständniserklärung mit sich bringen kann. Datenschutz ist eines der großen Themen in diesem Jahr, also ist es höchste Zeit zu handeln.

Wie können Unternehmen Fehltritte bezüglich der DSGVO vermeiden?

Mit der neuen Regelung geht unweigerlich ein höherer administrativer Aufwand einher, mit dem viele Unternehmen erst einmal umgehen müssen. Die Strafen für Versäumnisse sind jedoch empfindlich, es ist also essenziell, dass die nötigen Vorbereitungen getroffen werden. Dabei ist es gut zu wissen, dass es mit dem richtigen CRM-System möglich ist, Aufzeichnungen über jede Verwendung von personenbezogenen Daten zu erfassen und zu speichern. Die exakten Transaktionen, was erhoben wurde und wie die Berechtigungen eingeholt wurden (zusammen mit Kopien der Dokumente sowie Datum und Uhrzeit), können im CRM mit jeder einzelnen Person verknüpft werden.

Erzählen Sie uns über SugarCRMs neuen GDPR Compliance Tracker

Um die Einhaltung der DSGVO -Vorgaben leichter zu machen, stellt SugarCRM ein visuelles Tracking-Tool zur Verfügung, das die Implementierung eines umfassenden Programms für DSGVO-Compliance unterstützt. Es ist vollkommen anpassbar, sodass jeder Schritt oder jede Aufgabe auf die speziellen Anforderungen der individuellen Unternehmen maßgeschneidert werden kann.

Warum sollte das CRM im Zentrum der Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO stehen?

Ein modernes CRM-System kann so viel mehr leisten als nur Daten zu erfassen. Es bietet Prozesse für Lead-Qualifikation, Opportunity-Tracking, Skripte zur Fallbearbeitung, jährliche Kontenpläne und sogar Customer-Journey-Maps. Diese CRM-Infrastruktur ist ideal geeignet, um zahlreiche Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Es kann nicht nur dazu verwendet werden, um die Compliance bei der Verwendung der eigenen personenbezogenen Daten sicherzustellen, sondern auch die Daten aller anderen IT-Systeme im Hinblick auf DSGVO-Vorgaben konsolidieren – alles in einem System. Darum kann diese Herangehensweise zweifellos sowohl den Stress als auch den Arbeitsaufwand für die Einhaltung der DSGVO stark reduzieren. Man sollte also das Potential voll ausschöpfen, da durch diesen Prozess auch die Kundenbeziehungen nachhaltig verbessert werden können.

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